會議策劃

情境處理:會務安排問題之會議類型(一)

POST TIME:2019-07-11 20:07 READ

會議的種類包括工作例會、座談會、聽證會、新聞發布會、展銷會等,考查的內容側重于對會議的整個組織流程的考查。

一、工作例會

工作例會屬于會議組織中相對簡單的一種會議形式。一般制度比較健全、管理比較成熟的單位,通常都會將工作例會以制度的形式確定下來,對于會議的時間、會議地點、與會人員、主持人以及會議主要內容都在例會制度中有明確的規定。相應地,在會前組織準備過程中,一般不用對上述會議要素花費很多心思,通常需要會務工作人員重點準備的是通過與領導的溝通來確定好會議的議題,并及時、充分地將圍繞議題的材料準備齊全,會中和會后做好常規工作即可。

各單位通過召開例會實現有效管理,促進單位內部上下的溝通與合作;提高單位內部各部門執行工作效率,追蹤各部門工作進度;集思廣益,提出改進性及開展性的工作方案;協調各單位、各部門工作進度及人員調配。

二、座談會

座談會是一種圓桌討論會議,是為收集信息、征求意見、調查研究而邀請有關人員召開的小型會議,通常是由參會人員聚到一起,在主持人的引導下對某一主題進行深入討論。座談會的特點在于會議氛圍相對輕松,相互間能夠打破隔閡,就會議主題進行熱烈討論、暢所欲言。座談會具體形式包括各種“座談會”“懇談會”“見面會”“茶話會”等。

三、聽證會

聽證會起源于英美,是一種把司法審判的模式引入行政和立法程序的制度。聽證會模擬司法審判,由意見相反的雙方互相辯論,其結果通常對最后的處理有拘束力。其實就是通過確保其程序的公平正義,使聽證會的結果能體現各方代表的利益訴求。組織聽證會的過程中,要注意以下幾個方面:一是聽證會的與會人員,包括聽證主持人、聽證記錄人員、聽證人以及聽證陳述人(聽取意見的人是聽證人,被聽取意見的人是聽證陳述人),此外可能還會有旁聽人員。二是聽證會與其他會議的最大的區別在于其公開性,聽證陳述人是從報名的公眾中產生的,而不是由會議的舉辦者在小范圍內邀請的,會議的舉行也是公開的,允許公眾旁聽,允許記者采訪和報道,因此,在組織聽證會的過程中要及時地發出聽證公告,在規定的時間內,根據報名情況來確定聽證會的陳述人等。