會議策劃

情境處理:會務安排問題之一般流程(一)

POST TIME:2019-07-11 20:07 READ

【計劃和籌備會議】

會議方案的計劃和籌備是整個會議組織的最初環節,是對整個會議的總體戰略和對會議活動的進程進行總體構思的前瞻性活動,其關系到之后會議能否順利高效地召開。好的會議方案計劃,需要對會議方案進行深入思考,根據會議要達到的目的,明確會議主題、內容,結合實際情況,安排適當的會議時間和會議地點,根據會議的種類和規模確定包括主持人、發言人、嘉賓等在內的與會人員,此外進程、經費預算等事項都是會議方案中必不可少的內容,只有各種因素和條件都考慮周全,才能形成一個切實可行的會議方案。

下面這些工作是我們在會議籌備階段必須做的環節:

1. 下發會議通知。

通知內容包括會議議題和宗旨的介紹、會議開始及結束的時間、報到時間與地點、出席對象以及會議要求。其中對交通路線要交代清楚此外,對與會者材料的準備與生活用品的準備,差旅費報銷和其他費用問題也要交代清楚。

2.準備會議文件材料

一般來說開幕詞、領導講話、代表發言、閉幕詞、主題報告等都是在會議開始之前就該準備好的,其中的主要材料,應做到與會者人手一份,所以要在會議開始前印制足夠的份數。在會議進行過程中,會務人員應當有序地下發相應的會議材料。

3.安排好與會者的招待工作。

對于交通、膳宿、醫療保衛等方面的具體工作,應精心妥當地做好準備。能夠接送的,提前安排好車輛并告知與會人員,不能接送的,要提前查好各種乘車路線并打印發放或發送至與會人員手里;食宿根據與會人員的數量要提前預訂;此外,醫療、保衛等事宜也要安排妥當,以應對會議過程中發生的突發事件。

4.布置好會場。

會場,不應過大,會顯得空曠無人,也不可過小,會變得擁擠不堪,應當根據會議的規模和參與人數來確定;對必用的音響、照明空調、攝像設備,事先要認真反復地調試;需用的文具飲品等,也應預備齊全。

做好以上這些籌備工作,就有充分的理由打一場“會議勝仗”了。